メッセージ機能

メッセージ機能

社内メッセージ機能を活用して、情報の漏れを防ぐ
必要なリアクションが取れるので、仕事がはかどる

一人で全てをやっていて、社内の誰にも
連絡をする必要がないというケースは、少ないと思います。

営業担当者であれば、設計とか、工事担当とか、
社内の事務スタッフとか、社長に報告したり、
指示を仰いだりということがあると思います。

ところが、口頭ベースで「報告」や「連絡」をすると、
連絡が漏れたり、聞いていないといったことが発生しやすいものです。

住宅営業お便り当番には、社内メッセージ機能もあるので、
その上手な使い方を解説してみたいと思います。

社内メッセージ機能を使う一番のメリットは、
瞬時に、大切なメッセージを、必要な人全員に
伝えられるということです。

小さな会社の場合は、全員に通知することが
多いと思いますが、

大きな会社では、全ての情報を
いちいち全員に通知するのは、かえって効率が悪いので、
担当部署内だけとか、

特定の人だけといった「通知先」を任意に設定
すると思います。

また、経営的なこととか、人のプライバシーに係るようなことは、
経営者だけとか、本人だけという「通知先」したいと思います。

住宅営業お便り当番は、どちらの選択も出来ます。

デジタルで通知することのメリットは、
記録が残るということです。

受け取っていませんとか、知りませんでしたという
ことが言い難いツールなので、

送った方も、送られた方も安心だと言えます。

また、受け取った方としては、
あとで、再度読み直して、「連絡をもらったこと」「指示されたこと」
に対する適切な行動を取ることが出来ます。

また、「住宅営業お便り当番」は、受け取った
社内メッセージを「未読」に戻したり、
「トップに出す」という操作が可能です。

例えば出先で、一回読んだけど、理解できなかったとか、
適切な処理が出来なかったという場合は、

一旦、受け取ったメッセージを「未読」に残しておいて、
再度時間をとって、処理することが出来ます。

また、大切なことなので、処理が終わるまで、
しばらく目につく状態にしておきたいと思えば、

「トップに出す」ことが出来ます。

つまり、重要な「社内メッセージ」で、完全に処理が終わるまで、
注意しておきたいという場合に、効果的な訳です。

社内メッセージには、フォローコメント欄があるので、
メッセージを受け取った人が、メッセージを発信した人に、

「返事」をしたり、「指示」をすることが可能です。

また、「いいね」を押すことで、相手の行為に
敬意を表すことも出来ますし、

「読んだよ」ということを伝えることも可能です。

自分宛のメッセージは、「住宅営業お便り当番」に
ログインしたら、トップページに表示されますので、

新規の「通知」を見逃すことがありません。

また、自分が関係しているメッセージに、
誰かがコメントすれば、

自分宛にも、必ず通知が来ます。

メッセージなり、コメントは、一回開くと、
「既読」扱いになりますが、

再度読みたいものは「未読」に戻せばいいし、
「トップ」に出しておいてもいい訳です。

送ったメッセージに対して、
相手の「未読」「既読」を知りたい場合は、

「いいね」の機能を活用して、全員に「いいね」を押すよう
依頼すれば、読んでいない人、内容を把握していない可能性が
ある人をフォロー出来るので、

「ミス」「漏れ」等を防ぐことが出来ます。

メッセージにも、フォローコメントにも、
ファイルを添付することが出来るので、

データや画像をシェアしつつ、関係者に
告知するということも可能です。

住宅営業お便り当番では、優れたグループウェアソフトとしての
機能もあるので、

社内メッセージ機能を使って、情報を共有したり、
指示をしたり、報告を受けたり出来る訳です。

関係者全員に通知できて、記録も残るので、
あとで、見直すことも簡単に出来ます。

大事のものは、「トップページ」に置いておくことも出来ますし、
「未読に戻す」ことも出来るので、

見落としが防げます。

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