営業支援(SFA)機能

営業活動履歴

営業活動履歴を残すのは、次の作戦を考えるため
個人単位に記録を残すから、価値がある

新規の引合いがあったら、まず、顧客登録をし、
その後「追客」が始まる訳ですが、

お客様との「やりとり」「進捗状況」は、
営業活動履歴として、個人単位に残さないと、
あまり役に立たないと思います。

住宅営業お便り当番には、「営業活動」という機能があって、
顧客フォロー、追客に使えるようになっています。

そのお勧めの使い方を解説してみましょう。

まず記録に関してですが、営業日報を書いて、
社内にシェアするとか、上司に報告するというのは、
無駄なので、その労力は、

「営業活動履歴」を残すことに注いだ方がいいと思います。

理想は、商談が終わったり、電話が終わったら、
即書くということです。

人の記憶というのは、20分で42%失われると
言われますので、

記憶が鮮明なうちに、「どんな話をした」「どんな約束をした」
「次に、どんな行動を起こさないとならない」といった

大事なことは、記録に残しておいた方がいい訳です。

すると、あとで振り返っても、その時の状況が
ありありと思い出せますし、

やるべきことのモレが防止できる訳です。

新規に引き合いがあったら、「新規顧客」登録をする筈です。
そして、「引合い動機」「きっかけ」等を記載する。

入手できた個人情報は、全て登録します。

次にやる作業が、最初の「営業活動」の報告書を
作成することです。

資料請求なり、お問い合わせなり、
現場見学会の来場なりといった「きっかけ」が
発生した日付を記入し、

タイトルには、〇〇邸現場見学会来場とか、
Webからの資料請求であれば、

メールのタイトルをコピペするといった形で、
「引合い動機」がはっきり分かる形にしておきます。

そして、
・内容
・渡した資料
・今後の予定

を書いていくのです。

内容欄には、資料請求の内容なり、
現場見学会に来場された時に伺った話を

出来るだけ細かく書きます。

建築計画の具体的な話であったり、
時期であったり、予算であったり、

同居予定の家族の話であったりです。

特に、現場見学会などは、次々とお客様が来られる
と思うので、

1組のお客様が終わったら、なるべく、
直ぐに記録した方がいいと思います。

複数のお客様を対応したあとで、記録すると、
話がこんがらがって、どなたから聞いたことか
分からなくなります。

あとで、その時の状況が思い出せるよう、可能な限り
細かく書いた方がいいと思います。

パソコンを立ち上げ、直接入力することをお勧めします。

新規の引合いがあってから、成約するまでには、
何度も商談があったり、資料を送ったり、

書類を受け取ったり、

電話したり、電話が入ったりといった「やりとり」がある筈です。

時系列順に記録しておくと、
ミスやモレが防げます。

また、あとで振り返って、「作戦」を立てる際にも、
有効です。

ただ、全てのアクションを、別々の
「営業活動」として記録していくと、

過去の履歴を振り返るのが、とても面倒な作業になります。
そこで、お勧めしているのが、

「営業活動」のフォロー欄を活用するということです。

新規の引合いが入った時に、最初の「営業活動」の
報告書を作成しました。

そのお客様に対して、次にやらないとならないことは、
「今直ぐ」なのか、「そのうち」なのかといった

建築時期の「見極め」です。

そして、「今直ぐ」のお客様であれば、
次の大きな節目は、「第一回の面談」だと思います。

電話をしたり、資料を送ったり、メールすると思いますが、
「面談のアポ」が取れて、「面談を実施」するまでは、

新しい「営業活動」は、立ち上げません。

最初に作った「営業活動のフォロー」欄に、
時系列順に書き込んで行きます。

電話が入って、どんな内容だった。
メールを打って、どんな内容だったということを
細かく記載していくのです。

メールであれば、コピペでいいと思います。

そして、次の大きな節目となる「面談のアポ」が取れたら、
「面談後に」新しい営業活動の報告書を立ち上げるのです。

つまり、営業活動の報告書を、成約までの
マイルストーンとして使うのです。

「面談1」「面談2」「面談3」「面談4」「クロージング」
といった、自社の営業ステップに応じて、

どこまで話が進んでいるかが、パッと見て、
分かるようにしておくのです。

営業活動は、「重要設定」や「トップに出す」という機能もあるので、
重要な「営業活動」には、「重要マーク」を付けたり、

「トップに出す」を押して、
自身のトップ画面に置いておいて、常に、
チェックできるように出来ます。

付箋紙を貼ったり、目立つ場所に置いておくような
イメージです。

住宅営業お便り当番の「営業活動」のお勧めの使い方は、
ご理解頂けたでしょうか?

最初の引合いのときに作成した「営業活動」は、
次の大きな節目までは使い続ける。

電話やメールや、資料送付などの履歴も、
フォロー欄に書いておく。

ファイル添付機能もあるので、そちらも必要に応じて使います。
それで、商談の履歴が、手に取るように

振り替えることが出来るのです。

更に、「渡した資料」は、フォロー欄に書くのと同時に、
報告書本体の「渡した資料」欄にも、

日付を入れて追記しておくと、
フォロー欄を全て確認しなくても、

いつ、どんな資料を渡したか、履歴が確認できて便利です。

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ハーレーが開発した顧客管理システムをベースに、
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