営業支援(SFA)機能

メール履歴管理

メール履歴管理は、クラウドがお勧め
外出先でもメール処理が出来て、ダブリもない

パソコンを立ち上げて、メールソフトを開いて、
メールを打つという人も、いまだに居ると思いますが、

それだと、会社に行ってパソコンを開かないと、
メールが確認できません、とか、返信できません、という話になります。

あるいは、自宅にもパソコンがある場合は、
会社で受信したものを、もう一度自宅で受信するといった
効率の悪い動きになると思います。

しかし、今は、インターネット上で動く
WEBメールを使うのが、標準になりつつあります。

ここでは、住宅営業お便り当番のメール機能を説明しながら、
効率のいいメール履歴管理に関して、ご説明したいと思います。

まず、メールソフトの話からです。
住宅営業お便り当番のメール機能も、インターネット環境さえあれば、
どこでも操作できます。

ただ、Googleから、Gmailという無料のソフトが出ていて、
日常は、断然それがお勧めです。

WEBのブラウザで動くものなので、
会社や自宅にいなくても、

インターネットにアクセスできる環境さえあれば、
メールの受信も、送信も簡単に出来ます。

そして、重要なメールは、★(スター)を付けたり、
未読に戻すことで、見逃しや、処理ミスが防げます。

無料で使える容量も大きいので、いちいち過去のメールを
削除する必要がありません。

迷わず、Gmailを使ってメール管理することをお勧めします。

スマホ1つあれば、どこでも、メールの受信、送信が出来ます。

住宅営業お便り当番にも、メールの送信機能があります。
しかも、送信時間を予約できる「予約送信」の機能があるので、

あらかじめ用意した「お誘いメール」などを
決めた時間に配信するということが可能です。

しかも、送信されたメールの履歴は、
自動的に「メール履歴」としてメニューの中に蓄積されますので、

あとで、顧客単位の過去メールを検索したいという場合にも
便利です。

Gmailなど、他のメールソフトから送信したメールや、
受信したメールを、「メール履歴」にコピペすることも出来るので、

メールの「送信」「受信」の全てを、
一か所で管理したいという場合は、
とても便利です。

しかし、メールの送信とか、受信というのも、
電話したり、面談したりという一連の営業活動のなかで
行われる「行為」の1つです。

たとえ、お客様単位で、メールが一元管理されていても、
それだけで、お客様との「時系列な」やり取りは、見えてきません。

そこでお勧めなのが、「営業活動」のフォロー欄を活用する手法です。

営業活動の報告書は、新規の引合いの段階で、1つ作ります。
そして、次の大きな「営業ステップ」までは、

最初の「報告書」を使い続ける訳です。

資料を送ったとか、電話したとか、メールしたとか、
そして、お客様から、電話が入ったとか、

メールが来たとかという途中の「細かな、やり取り」は、
全て、フォロー欄に記入して行きます。

すると、最初の引合いから、現在までの進捗が、
手に取るように時系列で理解できます。

1つ1つの「営業活動」を、別々の「報告書」として
作成した場合、いつ、どんな話をしたか、

どんな資料を渡したかといった履歴を確認するのが、
難しくなります。

これは、メールの送信とか、受信といった履歴に関しても
同じです。

時系列で、履歴を残しておいた方が、あとあと
顧客フォローが簡単なのです。

メールの履歴も、営業活動の一部という理解で、
フォロー欄にコピペし、都度、必要に応じて、

次のアクションをTODO登録して行きます。

登録したTODOは、処理が完了したら「履歴」として
残りますので、

この「個別TODO」の一覧を見ることでも、
過去の営業経緯が理解できます。

営業ステップとしては、最初の面談のアポイントを取って、
最初の商談を実施し、その後、1週間以内を目途に、

次の面談を実施する。

その間に発生するメールや電話や、資料発送などを
フォロー欄に書いていく訳です。

住宅営業お便り当番には、沢山の「メール雛形文章」を
用意しています。

せっかく資料請求やお問い合わせがあっても、
強い売込みをしたり、要領を得ないメールを送ると、

お客様からの返事がもらえないし、
会話は続きません。

メールの基本は、1つのメールで、1つのことを
伝えるということです。

そして、強い売込みをしないで、
お客様の「建築希望時期」や「自社との商談の可能性」を
探っていく訳です。

メールの雛形文章を参考に、システム内から「予約配信」出来ますので、
効率よくメール配信が出来ます。

メールの送受信は、パソコンでメールソフトを開くのではなく、
GmailなどのWEBメールを使った方がいいこと、

また、住宅営業お便り当番の「メールの予約配信」機能を
使った方が良いこと等が、理解頂けたでしょうか?

メールの送信、受信といった行為も、
「営業履歴」の1つです。

メール単体で管理するよりも、お客様との「やりとり」を
時系列で把握し、正しい次のアクションを取ろうと考えたら、
営業活動の「報告書」フォロー欄に、

時系列に書いた方が、いい訳です。

見込み客育成型CRM「住宅営業お便り当番」は、
ハーレーが開発した顧客管理システムをベースに、
アトピッコハウスが工務店用に開発したものです。

顧客管理(CRM)機能も、営業支援(SFA)機能も、
相当に充実しています。

しかし、一番の「売り」「強み」は、DMやニュースレター
といった顧客フォローツールの「おまかせ配送機能」です。

忙しい工務店経営者に代わって、印刷物の企画から、
印刷、配送までを全部代行するサービスなのです。

住宅営業お便り当番の詳細に関しては、こちらをご確認ください。

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