スケジュール管理

スケジュール管理

スケジュール管理は、顧客情報と関連付けるのが基本
一緒に行動する人とも、予定を共用すると間違いがない

スケジュール(行動予定)を手帳に書き込んで管理する
という人もいると思いますが、住宅営業お便り当番には、

社内メンバーと共有できるスケジュール帳も
ついているので、1つにまとめて管理した方が、

お互いの予定をフォローしあえて便利です。
便利な使い方のヒントを解説したいと思います。

お客様宅の訪問予定や、現場確認の予定を立てたら、
「訪問」という形で、住宅営業お便り当番の

スケジュール帳に登録します。

どこに、「何の用事」で、何時から、何時までの
予定であるのかも書いておくと、

自身のスケジュール管理にも便利だし、
社内にいる人間が、その人の予定を確認する際にも
便利です。

どこに行ったか分からないというのは、論外だし、
いつ帰ってくるか分かりませんというのも、大問題です。

お客様から電話がかかって来た場合でも、
行先や帰社時刻が分かれば、

相応しい対応が出来ます。

本人に伝えなくても、代わりに聞いておくだけで
いいような場合は、それで処理が済んでしまう訳です。

予定を登録する際には、顧客情報とリンクさせることが
出来ますから、

訪問予定とか、来社予定が決まった場合は、
顧客の登録情報とリンクさせておくと、

あとで便利です。

また、いちいちリンクさせなくても、
予定を登録することは出来ますので、

登録しているお客様と関係ない予定であっても、
自分の時間を割かれる「行動」であれば、

登録しておくと良いと思います。

「往訪」にしろ、「来訪」にしろ、
誰かと一緒に行動をする場合は、「予定」を

関連づけて登録しておくと、便利ですし、
間違いがありません。

それは、自分の予定を管理できるということもありますが、
一緒に行動する人の予定を確保し、

社内の別の人間も、自分の予定を把握しておいて
もらえます。

この場合も、外出中に「来客」の問い合わせが入ったりしても、
いちいち本人に確認しなくても、

「空いている時間」に「予定」を入れることが可能になる訳です。

すると、自分の時間も、社内のスタッフの時間も、
電話をかけてきたお客様の時間も無駄になりません。

それに、予定がキッチリ管理出来ていて、
連携が取れていることで、

お客様の信用も益します。

「往訪」なり、「来訪」なりのスケジュールが終了したら、
出来るだけ早く「営業活動」の内容を記録に残すというのが、

絶対にお勧めですが、

スケジュールを顧客情報とリンクさせておけば、
そのまま「活動内容」を記録に残すことが出来ます。

エビングハウスの忘却曲線によると、20分で
42%の記憶が消えるそうですから、

打合せ中の大事なことは、メモに残し、
打合せ終了後は、急いで、

少なくとも重要事項は、記録しておく方がいいと思います。

住宅営業お便り当番は、スマホからでも
操作できるので、新規の「営業活動」を立ち上げるか、

「営業活動」のフォロー欄に、コメントを追加しておくと
いいと思います。

お客様の状況を、社内でもリアルタイムに把握できるので、
適切な営業フォローが可能になります。

1つのスケジュールが完了したら、
次の訪問予定なり、来社予定の約束をすると思うので、

そちらも直ぐに登録します。

誰かと行動を共にするのであれば、前回と同様に
関連付けて、予定を登録します。

もちろん、顧客情報と関連付けておくことも、
前回と同様です。

また、今回の訪問によって、「やらなければならない」ことが
発生したら、「TODO」を登録して、

「実施すること」を確実なものにしておきます。

誰かに指示をする場合でも、TODOを登録した上で指示すると、
見落としもなくなり、あとで、実施状況を
チェックしやすくなります。

「訪問」や「来社」といったスケジュールを
同行者や、お客様情報と関連付けると、

便利だとご理解頂けたでしょうか?

予定が決まったら、「訪問」なのか、「来社」なのか、
そして、時間は、何時から何時までか?

そして、その予定は、誰とのものなのか?
必要に応じて、お客様情報とリンクさせておくと、

自分も便利だし、社内の関係者も便利だということです。

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